労働基準法では、労働者を雇用する企業に対し、労働者名簿や賃金台帳、出勤簿等を整備し、保存することを義務づけています。これらは「法定三帳簿」とも呼ばれ、適切に整備していない場合は処罰の対象となります。また、労働者の適切な労務管理のためにも、法定三帳簿をきちんと整備しておくことが必要です。

当所では、お客様の法定三帳簿の整備調整のお手伝いをさせていただきます。

労働者名簿について

1.使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者(日日雇い入れられる者を除く。)について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければいけません。
2.前項の規定により記入すべき事項に変更があつた場合においては、遅滞なく訂正しなけません。
(労働基準法第107条)

労働者名簿とは、上記条文どおり本社と営業所のように事業場が異なっても、各事業場ごとに備え付けが義務付けられた労働者の名簿のことであり、法律が定める記載事項は次のとおりです。
①氏名 ②性別 ③生年月日 ④住所 ⑤雇入年月日 ⑥従事する業務の種類(従業員が30名未満の場合は必要なし) ⑦履歴 ⑧退職年月日及びその事由 ⑨死亡年月日及びその原因

また、記載事項に変更があった場合には、その都度、記載内容も変更する必要が生じます。
一般的には、法律が定める記載内容だけでなく、基礎年金番号や雇用保険番号、また社会保険(健康保険・厚生年金)の整理番号等を記載されているものも多く見かけます。また、電話番号や扶養親族名の欄を設ける、あるいは人事記録簿とセットになっている企業もあります。
労働者名簿は、普段活用の機会がなく、あまり重要度も高くないものではありますが、時折使用する機会も生じます。それは以下のようなケースです。

◎社会保険・雇用保険等の資格取得・喪失手続きの際に、必要に応じて確認書類として添付する。
特に、雇用保険の離職票交付手続きを行う場合に、本人の退職届の代りに用いることがあります。

 

賃金台帳について

使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければいけません。 (労働基準法第108条)

賃金台帳とは、賃金計算の算出基礎となる事項および賃金額等について、それを支払う都度作成が義務付けられた賃金の台帳のことです。法律が定める記載事項は以下のとおりです。

①氏名 ②性別 ③賃金計算期間(日雇い労働者を除く) ④労働日数 ⑤労働時間数 ⑥時間外労働時間数、休日労働時間数、深夜労働時間数(労働時間等の適用除外者は深夜労働時間数のみ)⑦基本給、手当その他賃金の種類ごとにその金額(現物給与はその評価額) ⑧賃金の一部を控除した場合は、その金額(保険料、税、労使協定で定めたもの)

 

出勤簿等について

労働基準法第109条は、企業に対し、「労動関係に関する重要な書類」を3年間保存することを義務づけています。

厚生労働省が2017年1月末に公表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、「出勤簿やタイムカード等の労働時間の記録に関する書類について、労働基準法第109条に基づき、3年間保存しなければならない」と明記しており、出勤簿等は「労働関係に関する重要な書類」に含まれると解されます。

出勤簿等に記入すべき事項

出勤簿等には、労働時間を正確に把握できるような情報を記入しておくことが必要です。そのため、下記の事項については必ず記入しておくようにしましょう。
①氏名 ②出勤日 ③始業・終業時刻 ④休憩時間

出勤簿等の保存期間および起算日

出勤簿等は、労働者の最後の出勤日から3年間保存することが必要です。

出勤簿等の整備にあたって注意すべきポイント

出勤簿等の作成にあたっては、出勤日だけでなく、毎日の始業時刻や終業時刻についても正確に記入することが必要です。

 

最後に

労働者名簿も賃金台帳も法定帳簿であり、作成を怠り、また必要な記載事項が無い場合には罰則の適用があります(30万円以下の罰金 労働基準法第120条第1号)。

また、3年間記録の保存が義務付けられていますのでご注意ください。